Das Wichtigste in Kürze
Wählen Sie das Formular für das richtige Steuerjahr.
Objektdaten und Nutzungsänderungen gehören zur Jahresvorbereitung.
Vereinbarte Miete und tatsächlich erhaltene Zahlungen sind zu unterscheiden.
Sammeln Sie Belege, Abschreibungsunterlagen und Sonderfälle getrennt.
Eine prüfbare Übersicht erleichtert die Bearbeitung und Kanzleiübergabe.
Steuererklärung für Vermieter: Die Anlage V beginnt bei Ihren Unterlagen
Die Anlage V lässt sich leichter vorbereiten, wenn Mieteingänge, Belege und Objektdaten schon zusammenpassen. Wer erst beim Ausfüllen nach fehlenden Zahlungen oder Handwerkerrechnungen sucht, braucht meist deutlich länger als für die eigentliche Eingabe.
Dieser Beitrag beschreibt den Weg von Ihren Unterlagen bis zur prüfbaren Jahresübersicht für eine dauerhaft vermietete Wohnung oder ein Haus. Er enthält keine wechselnden Zeilennummern: Die hier verlinkte amtliche ELSTER-Hilfe betrifft das Steuerjahr 2025; wählen Sie für Ihre tatsächliche Erklärung das passende Veranlagungsjahr.
Praxis-Tipp
Legen Sie zu Jahresbeginn eine kurze Änderungsliste für das Objekt an. Tragen Sie neue Einheiten, Nutzungswechsel und größere Maßnahmen laufend ein, damit die Steuerberatung den Jahresverlauf nachvollziehen kann.
In Immodio
Erfassen und prüfen Sie die Vermietungsbelege in Immodio regelmäßig. Stimmen Sie das Übergabeformat vor dem Jahresabschluss mit Ihrer Kanzlei ab.
Welche Anlage und welches Steuerjahr passen?
Für die Einkünfte aus der gewöhnlichen Vermietung einer Wohnimmobilie ist regelmäßig die Anlage V relevant. Sonderfälle wie kurzfristige Vermietung, Beteiligungen oder andere Vermietungsarten können weitere beziehungsweise andere Anlagen erfordern. Die amtliche ELSTER-Anleitung zu Vermietung und Verpachtung für 2025 erläutert diese Zuordnung.
Notieren Sie zu Beginn das Steuerjahr, das Objekt und die Eigentumsverhältnisse. Eine Steuererklärung, die Sie 2026 bearbeiten, kann Einnahmen und Ausgaben aus 2025 betreffen. Das Veröffentlichungsdatum eines Ratgebers sagt deshalb nichts darüber aus, welches Formular Sie verwenden müssen.
Erstellen Sie zuerst eine Objektakte
Eine brauchbare Objektakte enthält Adresse, Einheiten, vermietete und selbst genutzte Flächen, Beginn oder Ende der Vermietung sowie Veränderungen der Nutzung. Hinzu kommen Erwerbsunterlagen, Finanzierungsnachweise und vorhandene Abschreibungsberechnungen. Bei Miteigentum braucht die Kanzlei auch die Beteiligungsverhältnisse.
Bewahren Sie Stammdaten getrennt von den Unterlagen eines einzelnen Jahres auf. Ein Kaufvertrag muss nicht jährlich neu beschafft werden; eine neue Bankbescheinigung oder Jahresabrechnung dagegen schon. Markieren Sie Änderungen, etwa den Erwerb einer weiteren Einheit, statt alte Stammdaten still zu überschreiben.
Vermietung, private Nutzung und Leerstand sichtbar machen
Wenn Sie eine Wohnung einige Monate selbst nutzen und anschließend vermieten, ist der Nutzungskalender genauso wichtig wie der Belegordner. Halten Sie die jeweiligen Zeiträume und betroffenen Flächen fest. Bei Leerstand helfen Unterlagen zu Ihrer fortbestehenden Vermietungsabsicht.
Bei verbilligter Vermietung, etwa an Angehörige, sind zusätzliche Voraussetzungen zu prüfen. Lassen Sie die Konditionen früh fachlich einordnen. Eine günstige Miete oder die bloße Verwandtschaft beantwortet noch nicht, in welchem Umfang Aufwendungen abziehbar sind.
Schritt 1: Einnahmen nach tatsächlichen Vorgängen erfassen
Beginnen Sie mit den Mietzahlungen. Trennen Sie Nettokaltmiete, Nebenkostenvorauszahlungen, Nachzahlungen und Erstattungen. Prüfen Sie zusätzlich Einnahmen aus mitvermieteten Stellplätzen oder sonstigen Vereinbarungen. So lässt sich eine ungewöhnliche Überweisung später erklären.
Der Mietvertrag zeigt, was vereinbart war; der Zahlungsnachweis zeigt, was tatsächlich eingegangen ist. Beides brauchen Sie, um Rückstände, Teilzahlungen oder Erstattungen sauber zu erkennen. Übernehmen Sie daher nicht einfach zwölf Monatsmieten, wenn eine Zahlung ausgeblieben ist.
Eine Kontrollrechnung für die Mieteingänge
Angenommen, die vereinbarte Nettokaltmiete beträgt 780 Euro im Monat. Ihre Kontrollen ergeben elf vollständige Zahlungen und eine Teilzahlung von 400 Euro. Die erfassten Kaltmietzahlungen betragen dann 8.980 Euro, nicht die rechnerisch vereinbarten 9.360 Euro. Der offene Rest bleibt im Abgleich sichtbar und wird nicht durch eine pauschale Jahressumme verdeckt.
Die steuerliche zeitliche Zuordnung richtet sich grundsätzlich nach den Zahlungsregeln des § 11 EStG. Rund um den Jahreswechsel bestehen Ausnahmen für bestimmte regelmäßig wiederkehrende Zahlungen. Kennzeichnen Sie solche Fälle für die Kanzlei, statt sie ausschließlich nach dem Kontoauszugsdatum zu entscheiden.
Schritt 2: Ausgaben aufteilen und Sonderfälle sammeln
Sortieren Sie die Aufwendungen in verständliche Gruppen, etwa Finanzierung, laufende Bewirtschaftung, Verwaltung und Erhaltungsmaßnahmen. Verbinden Sie jede Position mit Rechnung, Zahlungsnachweis und Objekt. Eine gute Übersicht lässt auch erkennen, welche Buchungen noch ungeklärt sind.
Welche Kostenarten grundsätzlich in Betracht kommen, erklärt unser Beitrag Werbungskosten bei Vermietung. Für die Anlage-V-Vorbereitung müssen Sie diese Grundlagen nicht bei jedem Beleg neu erfinden. Entscheidend ist, dass die gewählte Kategorie zum konkreten Sachverhalt passt.
Diese Unterlagen gehören zusätzlich zur Jahresübersicht
Jahresnachweise der Bank mit getrennten Zins- und Tilgungsanteilen.
Bei Eigentumswohnungen die vollständige WEG-Abrechnung einschließlich Rücklagenentwicklung.
Unterlagen zu größeren Baumaßnahmen, insbesondere nach einem Erwerb.
Informationen zu Erstattungen, Zuschüssen und Versicherungsleistungen.
Nachweise zu privaten Anteilen und zeitweisen Nutzungsänderungen.
Die Abschreibung können Sie nicht aus den Ausgaben auf Ihrem Girokonto ableiten. Übergeben Sie hierfür die bisherige Berechnung und informieren Sie Ihre Kanzlei über neue Anschaffungen oder Maßnahmen. Lassen Sie ungeklärte Beträge offen erkennbar, statt irgendeine Zahl einzutragen, damit die Tabelle vollständig aussieht.
In Immodio
Immodio unterstützt die geordnete Vermietungsbuchhaltung und die Vorbereitung Ihrer Unterlagen für die Kanzlei.
Schritt 3: Die Jahresübersicht mit den Belegen abgleichen
Führen Sie eine Einnahmen- und eine Ausgabenliste, die jeweils nach Objekt nachvollziehbar ist. Eine Zeile sollte Betrag, Zahlung, Kategorie, Beleg und eine gegebenenfalls offene Frage zusammenführen. Stimmen Sie die Jahreswerte anschließend mit Ihren Zahlungsnachweisen ab.
Im Beispiel stehen neben den 8.980 Euro Kaltmietzahlungen noch 2.160 Euro erhaltene Nebenkostenvorauszahlungen. Die Einnahmenseite umfasst damit zunächst 11.140 Euro, bevor weitere Vorgänge wie Nachzahlungen oder Erstattungen geprüft werden. Dass Sie später Betriebskosten abrechnen, macht die Vorauszahlungen für diesen Abgleich nicht unsichtbar.
Die steuerliche Behandlung der Umlagen erläutert der gesonderte Beitrag Nebenkosten in der Steuererklärung. Mietrechtliche Abrechnungszeiträume und steuerliche Zahlungsjahre sollten Sie dabei getrennt dokumentieren.
Prüfen Sie diese fünf Punkte vor der Übergabe
Ist jede Einheit dem richtigen Objekt und Eigentümer zugeordnet?
Sind Rückstände, Teilzahlungen und Erstattungen erklärt?
Gibt es doppelte oder stornierte Belege in den Jahressummen?
Sind private Anteile und WEG-Rücklagen getrennt erkennbar?
Ist für jede fachliche Unsicherheit eine kurze Rückfrage notiert?
Ein leeres Feld bedeutet etwas anderes als ein bestätigter Nullbetrag. Wenn eine Bankbescheinigung fehlt, schreiben Sie „Nachweis fehlt“ und ergänzen den erwarteten Liefertermin. So muss die Steuerberatung nicht raten, ob tatsächlich keine Zinsen angefallen sind.
Schritt 4: Erklärung bearbeiten oder der Kanzlei übergeben
Wenn Sie die Erklärung selbst bearbeiten, übertragen Sie die geprüften Werte in das Formular des richtigen Jahres und kontrollieren die dazugehörige amtliche Hilfe. Wenn Ihre Kanzlei die Erklärung erstellt, vereinbaren Sie vorher das Übergabeformat und die benötigten Nachweise. Ein beliebiger Excel-Export ist nicht automatisch das gewünschte Kanzleiformat.
Die Buchhaltung mit Immodio unterstützt die geordnete Erfassung der Vermietungsunterlagen. Für Kanzleien, die DATEV Vermietung und Verpachtung nutzen, kann außerdem die Vorbereitung des DATEV-V+V-Exports sinnvoll sein. Die fachliche Kontrolle und Abgabe der Steuererklärung sind davon getrennte Schritte.
Nach der Erklärung: Rückfragen dauerhaft nachvollziehbar halten
Bewahren Sie die übergebene Fassung Ihrer Übersicht auf. Ergänzen Sie später, welche Position Ihre Kanzlei anders eingeordnet hat und warum. Im folgenden Jahr können Sie damit gezielt anknüpfen, statt wieder dieselbe Abgrenzung ohne Vorgeschichte zu besprechen.
Eine praktische Jahresabschlussnotiz umfasst die wichtigsten Änderungen am Objekt, ungeklärte Belege und die vereinbarte Zuständigkeit für Ergänzungen. Verwenden Sie keine pauschalen Aussagen wie „alles vollständig“, solange einzelne Rechnungen fehlen. Eine konkrete Liste schafft einen verlässlichen Bearbeitungsstand.
Fazit: Die Anlage V wird übersichtlicher, wenn Sie zuerst Objektdaten, Zahlungen und Belege zusammenführen. Ein prüfbarer Jahresstand spart Rückfragen und zeigt Sonderfälle frühzeitig.
Rechtsstand: 10. Oktober 2026; Formularbezug der verlinkten ELSTER-Hilfe: Steuerjahr 2025. Dieser Beitrag ersetzt keine individuelle Steuerberatung.
So unterstützt Sie Immodio
Bringen Sie Ordnung in Ihre Vermietungsbelege und Objektzuordnungen. Mit Immodio bereiten Sie Ihre Buchhaltung laufend vor, statt erst zur Steuererklärung alle Unterlagen zusammenzusuchen.
