Das Wichtigste in Kürze
Nicht fernablesbare Heizkostenverteiler, Wärme- und Warmwasserzähler müssen im Anwendungsbereich der Heizkostenverordnung grundsätzlich bis zum 31. Dezember 2026 nachgerüstet oder ausgetauscht sein.
Die Frist betrifft nicht automatisch Kaltwasser-, Strom- oder Gaszähler. Bereits fernablesbare Geräte müssen nicht allein wegen des Jahreswechsels ersetzt werden.
Für neue Technik zählen auch Interoperabilität und die sichere Anbindbarkeit an ein Smart-Meter-Gateway. Lassen Sie sich die Eignung für Ihr Messsystem bestätigen.
Mit fernablesbarer Ausstattung ist grundsätzlich auch eine monatliche Verbrauchsinformation verbunden. Eine Jahresabrechnung ersetzt diese nicht.
Planen Sie neben dem Einbau die Dokumentation: alte und neue Gerätenummern, Wechseltermin, Schluss- und Anfangsstände sowie die weitere Abrechnung.
Fernablesbare Zähler: Die Pflicht endet nicht beim Einbautermin
Der Messdienst meldet einen freien Termin, das Angebot liegt vor – aber ist damit schon alles erledigt? Bis zum 31. Dezember 2026 müssen viele Vermieter ihre bisher nicht fernablesbare Verbrauchserfassung umstellen.
Die Vorgabe zur Umstellung auf fernablesbare Zähler ist kein kurzfristig beschlossenes neues Gesetz. Sie steht bereits in der Heizkostenverordnung; jetzt läuft die Übergangsfrist für betroffene Bestandsgeräte aus. Ob noch Handlungsbedarf besteht, erkennen Sie nicht am Alter Ihres Heizkörpers oder am Display eines Zählers. Entscheidend ist das gesamte Erfassungssystem.
Dieser Leitfaden richtet sich an private Vermieter und kleine Verwaltungen mit zentral versorgten Mietwohnungen. Er führt durch sieben Entscheidungen, die Sie jetzt treffen sollten.
Praxis-Tipp
Fordern Sie vor der Beauftragung einen Musterablauf vom Messdienst an: vom Gerätewechsel über die erste monatliche Verbrauchsinformation bis zur Jahresabrechnung. Lassen Sie sich für jeden Schritt Ansprechpartner, Termin und die übergebenen Unterlagen nennen. So erkennen Sie Lücken, bevor die Montage abgeschlossen ist.
In Immodio
Legen Sie den Zählerwechsel in Immodio als Aufgabe mit Fälligkeitsdatum beim jeweiligen Objekt oder der Einheit an. Halten Sie anschließend die alten und neuen Zählernummern sowie Schluss- und Anfangsstände in der Zählerverwaltung fest.
1. Bestand prüfen: Welche Geräte sind betroffen?
Beginnen Sie mit einer Geräteliste für jedes Gebäude. Betroffen sind Ausstattungen zur Erfassung von Heizwärme und Warmwasser im Anwendungsbereich der Heizkostenverordnung. Dazu zählen insbesondere Heizkostenverteiler an Heizkörpern, Wärmezähler und Warmwasserzähler. Auch der Wärmezähler für die zentrale Warmwasserbereitung kann dazugehören.
Reine Kaltwasserzähler sowie Strom- und Gaszähler fallen nicht unter diese konkrete Nachrüstpflicht. Für sie können andere Vorgaben gelten. Eine pauschale Aufforderung, bis Ende 2026 sämtliche Zähler eines Hauses auszutauschen, wäre deshalb zu weitgehend.
Ein digitales Display beweist noch keine Fernablesbarkeit
§ 5 Absatz 2 Satz 2 HeizkostenV definiert den Begriff so: „Fernablesbar ist eine Ausstattung zur Verbrauchserfassung, wenn sie ohne Zugang zu einzelnen Nutzeinheiten abgelesen werden kann.“
Funk ist eine verbreitete technische Lösung. Maßgeblich bleibt aber, ob das Gerät ohne Betreten der einzelnen Wohnung ausgelesen werden kann. Ein elektronischer Zähler, dessen Anzeige weiterhin vor Ort in der Wohnung abgelesen werden muss, erfüllt diese Voraussetzung nicht allein durch sein Display.
Fordern Sie beim Messdienst eine Liste mit Gerätetyp, Gerätenummer, Einbauort, Installationsdatum und Fernablesbarkeit an. Fragen Sie ausdrücklich, ob Heizwärme und Warmwasser vollständig erfasst sind. So vermeiden Sie, dass nach der Umstellung der Heizkostenverteiler noch alte Warmwasserzähler übersehen werden.
2. Frist klären: Was muss bis zum 31. Dezember 2026 fertig sein?
Nach § 5 Absatz 3 HeizkostenV müssen die dort erfassten nicht fernablesbaren Bestandsausstattungen bis zum 31. Dezember 2026 die gesetzlichen Anforderungen durch Nachrüstung oder Austausch erfüllen. Eine Bestellung oder Terminvereinbarung allein ersetzt die tatsächliche Umrüstung nicht.
Für nach dem 1. Dezember 2021 neu installierte Geräte gilt grundsätzlich bereits die Pflicht zur Fernablesbarkeit. Es gibt eine Sonderregel für den Ersatz oder die Ergänzung eines einzelnen Geräts in einem ansonsten nicht fernablesbaren Gesamtsystem. Solche zulässig eingesetzten Einzelgeräte erfasst ebenfalls die Übergangsfrist bis Ende 2026.
Umgekehrt müssen bereits fernablesbare Geräte nicht allein wegen dieses Stichtags ersetzt werden. Für bestimmte ältere fernablesbare Ausstattungen nennt § 5 Absatz 4 eine spätere Übergangsregel zu weiteren technischen Anforderungen nach dem 31. Dezember 2031. Lassen Sie daher erst den Bestand einordnen, bevor Sie einen vollständigen Austausch beauftragen.
Ausnahmen sind eine Frage des konkreten Gebäudes
§ 5 Absatz 3 Satz 2 berücksichtigt besondere Umstände: Eine Umrüstung kann ausgenommen sein, wenn sie im Einzelfall technisch nicht möglich ist oder durch unangemessenen Aufwand beziehungsweise in sonstiger Weise zu einer unbilligen Härte führen würde. Ein altes Gebäude oder ein teures Angebot begründet für sich allein noch keine belastbare Ausnahme.
Hinzu kommen die Voraussetzungen und Ausnahmen der Verordnung insgesamt, unter anderem nach § 11 HeizkostenV. Lassen Sie einen möglichen Ausnahmefall fachlich prüfen und halten Sie die Begründung mit den technischen Unterlagen fest. Eine vermutete Ausnahme sollte nicht der Grund sein, bis zum Jahresende gar nichts zu unternehmen.
3. Umrüstung planen: Mehr als einen Gerätetermin vereinbaren
Klären Sie zuerst, wer welche Leistung übernimmt. Lieferung und Montage, Inbetriebnahme, Ablesung, Verbrauchsinformation und Jahresabrechnung können zusammen angeboten werden, müssen aber nicht in einem Vertrag enthalten sein. Entscheidend ist, dass zwischen diesen Leistungen keine Lücke bleibt.
Lassen Sie sich vor dem Auftrag schriftlich beantworten:
Welche Geräte werden nachgerüstet, welche ersetzt und welche bleiben bestehen?
Erfüllt die angebotene Ausstattung die Anforderungen an Fernablesbarkeit, Datenschutz und Datensicherheit?
Wie werden die sichere Anbindbarkeit an ein Smart-Meter-Gateway und die Interoperabilität nach § 5 HeizkostenV gewährleistet?
Wie erhalten Sie die Daten und das für einen späteren Wechsel des Ablesenden erforderliche Schlüsselmaterial?
Wer übernimmt die monatliche Verbrauchsinformation, und wie erhalten Sie einen Nachweis der Mitteilung?
Wie werden Schlussstände, Anfangsstände und der Wechseltermin für die Jahresabrechnung übergeben?
Die sichere Anbindbarkeit an ein Smart-Meter-Gateway bedeutet nicht automatisch, dass allein wegen der Umrüstung in jeder Wohnung sofort ein eigenes Gateway eingebaut werden muss. Lassen Sie das erforderliche technische Konzept für Ihr Gebäude erläutern.
Bei einer Eigentumswohnung die Verwaltung früh einbeziehen
Im Wohnungseigentum müssen die Zuständigkeiten der Gemeinschaft berücksichtigt werden. § 3 HeizkostenV verweist für Ausstattung und weitere Entscheidungen auf die entsprechenden Regeln der gemeinschaftlichen Verwaltung. Fragen Sie die WEG-Verwaltung deshalb nach Gerätebestand, Beauftragung und Terminplan, statt von einer bereits erledigten Umrüstung auszugehen.
4. Kosten klären: Anschaffung und laufende Leistung trennen
Vergleichen Sie Angebote über denselben Zeitraum und für denselben Leistungsumfang. Ein niedriger Gerätepreis sagt wenig aus, wenn später zusätzliche Entgelte für Datenbereitstellung, Verbrauchsinformation oder Abrechnung anfallen. Lassen Sie einmalige und wiederkehrende Positionen getrennt ausweisen.
Zu den nach § 7 Absatz 2 HeizkostenV berücksichtigungsfähigen laufenden Kosten gehören unter anderem bestimmte Kosten der Verbrauchserfassung, Gerätenutzung, Ablesung sowie Abrechnungs- und Verbrauchsinformation. Das macht einen gekauften neuen Zähler aber nicht automatisch zur jährlich umlagefähigen Betriebskostenposition. Für die konkrete Umlage sind Kostenart, Vertragsgrundlage und gesetzliche Voraussetzungen zu prüfen.
Bei Gerätemiete die Vorabinformation einplanen
Wollen Sie die Ausstattung mieten oder auf andere Weise zur Nutzung überlassen bekommen, enthält § 4 Absatz 2 HeizkostenV eine wichtige Vorgabe: Sie müssen die Nutzer vorher über die Maßnahme und die dadurch entstehenden Kosten informieren. Widerspricht die Mehrheit innerhalb eines Monats nach Zugang, ist die Maßnahme in dieser Form unzulässig.
Planen Sie diese Mitteilung rechtzeitig ein. Eine Montage kurz vor Jahresende lässt sich sonst möglicherweise nicht mehr mit dem vorgesehenen Beschaffungsmodell vereinbaren. Halten Sie Angebote, Mitteilungen und Termine geordnet beim jeweiligen Objekt fest, damit Sie auf Rückfragen schnell reagieren können.
In Immodio
Mit Immodio halten Sie Zählernummern und Zählerstände bei der richtigen Einheit fest, organisieren den Wechsel als Aufgabe und nutzen Ihre Daten anschließend für die Betriebskostenabrechnung.
5. Monatliche Verbrauchsinformation verbindlich organisieren
Mit dem Einbau ist der laufende Prozess noch nicht vollständig. Sind fernablesbare Ausstattungen installiert, verlangt § 6a HeizkostenV grundsätzlich monatliche Abrechnungs- oder Verbrauchsinformationen für Heizung und Warmwasser. Die monatliche Pflicht gilt seit dem 1. Januar 2022 und beginnt nicht erst 2027.
Die Verbrauchsinformation muss insbesondere den Verbrauch des letzten Monats in Kilowattstunden enthalten. Hinzu kommen die vorgeschriebenen Vergleiche zum Vormonat, zum entsprechenden Vorjahresmonat, soweit diese Daten erhoben wurden, und zu einem normierten oder durch Vergleichstests ermittelten Durchschnittsnutzer derselben Kategorie.
Rohwerte eines Heizkostenverteilers sind noch keine Kilowattstunden. Lassen Sie deshalb klären, wer die erforderliche Aufbereitung der Daten übernimmt. Vereinbaren Sie außerdem, wie die Information die Nutzer erreicht, wer fehlerhafte Zuordnungen korrigiert und wie neue Mieter in den Ablauf aufgenommen werden. Eine einmalige Jahresabrechnung ersetzt die monatliche Mitteilung nicht.
6. Zählerwechsel dokumentieren: Der Bruch in den Daten muss erklärbar bleiben
Am Einbautag endet die Messreihe des alten Geräts und eine neue beginnt. Ohne saubere Dokumentation kann später unklar werden, welcher Wert zu welcher Wohnung und zu welchem Zeitraum gehört. Bitten Sie den ausführenden Betrieb um ein Wechselprotokoll.
Halten Sie mindestens fest:
Objekt, Einheit und genauer Einbauort.
Nummer und Schlussstand des ausgebauten Geräts.
Nummer und Anfangsstand des neuen Geräts.
Datum des Wechsels und die jeweilige Mengeneinheit.
Bei Heizkostenverteilern die erforderlichen Geräte- und Bewertungsangaben des Fachbetriebs.
Beispiel: Ein Warmwasserzähler zeigt am 20. November beim Ausbau 86,420 m³. Das neue Gerät startet bei 0,015 m³. Beide Werte gehören in das Protokoll. Für den Jahresverbrauch werden die passenden Differenzen innerhalb der jeweiligen Messreihen benötigt; die beiden angezeigten Zahlen dürfen nicht einfach voneinander abgezogen werden.
In Immodio können Sie den Schlussstand beim bisherigen Zähler festhalten, den neuen Zähler mit seiner eigenen Nummer anlegen und dessen Anfangsstand erfassen. Zählerstände bleiben dadurch dem jeweiligen Gerät zugeordnet. Die Anleitung zum Zählerwechsel beschreibt den Ablauf.
7. Abrechnung vorbereiten: Messdienst und Verwaltung zusammenführen
Klären Sie bereits bei der Umrüstung, in welchem Format Sie die späteren Abrechnungsdaten erhalten. Bei einem Anbieter- oder Gerätewechsel müssen alte und neue Messperioden sowie mögliche Mieterwechsel richtig zusammengeführt werden. Prüfen Sie, ob der Messdienst die vollständige Heizkostenabrechnung erstellt oder nur Verbrauchsdaten liefert.
Liegt eine fertige externe Heizkosten- und Warmwasserabrechnung vor, können Sie deren Positionen in Immodio erfassen und in Ihre Betriebskostenabrechnung übernehmen. Fehlt eine vollständige Abrechnung, benötigen Sie die geeigneten Verbrauchs- und Kostendaten für eine eigene Berechnung. Ein vorliegender Messwert allein ist noch keine fertige Heizkostenabrechnung.
Wie die verbrauchsabhängige Verteilung funktioniert, erklärt unser Leitfaden zur Heizkostenabrechnung für Vermieter. Die übrigen Kostenpositionen und den Gesamtprozess finden Sie im Beitrag zur Betriebskostenabrechnung. So bleibt die Umrüstung ein klar abgegrenzter Schritt innerhalb Ihrer laufenden Verwaltung.
Was passiert, wenn die Umrüstung nicht rechtzeitig erfolgt?
§ 12 Absatz 1 HeizkostenV unterscheidet verschiedene Verstöße. Fehlt entgegen den gesetzlichen Vorgaben die fernablesbare Ausstattung, kann der Nutzer seinen bei der Abrechnung auf ihn entfallenden Kostenanteil um drei Prozent kürzen. Ein entsprechendes Kürzungsrecht sieht die Vorschrift auch für nicht oder nicht vollständig mitgeteilte Informationen nach § 6a vor.
Die ebenfalls genannten 15 Prozent betreffen dagegen eine entgegen der Verordnung nicht verbrauchsabhängige Abrechnung. Sie sind nicht automatisch die Folge jedes versäumten Einbautermins. Ob und in welchem Umfang mehrere Kürzungsgründe zusammentreffen, sollte im Einzelfall geprüft werden.
Rechenbeispiel: Beträgt der betroffene jährliche Kostenanteil eines Mieters 1.800 Euro, entsprechen drei Prozent 54 Euro. Das Beispiel zeigt die Größenordnung eines einzelnen Kürzungsrechts, keine automatisch für jedes Gebäude anzusetzende Kürzung. Im Verhältnis zwischen einzelnen Wohnungseigentümern und der Gemeinschaft gelten diese Kürzungsrechte nach § 12 nicht in gleicher Weise.
Ihre Checkliste bis zum Jahresende
Geräteliste anfordern und Fernablesbarkeit für Heizwärme und Warmwasser prüfen.
Nachrüstbedarf oder eine fachlich begründete Ausnahme je Gebäude klären.
Technischen Leistungsumfang, Kosten und gegebenenfalls Nutzerinformation festlegen.
Einbau, Datenübergabe und monatliche Verbrauchsinformation verbindlich abstimmen.
Schluss- und Anfangsstände sowie alte und neue Gerätenummern dokumentieren.
Die Daten mit den späteren Abrechnungen zusammenführen und offene Punkte nachhalten.
Eine übersichtliche Zählerverwaltung spart Ihnen dabei nicht nur zum Jahreswechsel Arbeit. Sie erleichtert auch die nächste Wohnungsübergabe und Abrechnung. Auf unserer Funktionsseite zur digitalen Betriebskostenabrechnung sehen Sie, wie Sie Zählerstände, Kosten und Mietverhältnisse in einem Ablauf zusammenführen.
Fazit: Jetzt den Bestand klären und den gesamten Ablauf schließen
Die wichtigste Frage lautet zunächst: Welche Geräte in Ihrem Gebäude erfüllen die Vorgaben bereits, und welche müssen Sie noch umrüsten? Danach folgen Beauftragung, Nutzerinformation, Dokumentation und Abrechnung. Wer diese Schritte gemeinsam plant, vermeidet eine technisch erledigte Umrüstung mit anschließend ungeklärten Daten und Zuständigkeiten.
Beginnen Sie mit einem Gebäude und einer vollständigen Zählerliste. Daraus entstehen konkrete Aufgaben, die sich bis zum Abschluss nachhalten lassen – und eine Datenbasis, die Sie anschließend weiterverwenden können.
Hinweis: Dieser Beitrag stellt keine Rechtsberatung dar, sondern dient der allgemeinen Information. Trotz sorgfältiger Erstellung übernehmen wir keine Gewähr für Richtigkeit, Vollständigkeit und Aktualität der Inhalte. Im Einzelfall sollten Vermieter rechtlichen Rat einholen.
So unterstützt Sie Immodio
Sie möchten nach der Umrüstung nicht wieder nach Gerätenummern, Ablesewerten und Unterlagen suchen? Organisieren Sie Ihre Zählerdaten und Aufgaben mit Immodio bei der passenden Immobilie und nutzen Sie die vorhandenen Angaben für Ihre Betriebskostenabrechnung weiter. Starten Sie mit einem Objekt und erfassen Sie dessen Zähler – so wird aus einer einmaligen Frist eine dauerhaft übersichtlichere Verwaltung.
