Wohnungsübergaben im Übergabeprotokoll dokumentieren
29.01.2026
Übergabeprotokoll bei der Wohnungsübergabe: So sichern Vermieter und Mieter sich rechtssicher ab
Eine Wohnungsübergabe ist kein „netter Termin zum Schlüsselübergeben“, sondern der Moment, in dem sich entscheidet, wer später für welchen Zustand, welche Schäden, welche Zählerstände – und im Zweifel für viel Geld – verantwortlich ist. Genau dafür gibt es das Übergabeprotokoll. Richtig gemacht ist es das wichtigste Beweisdokument rund um Ein- und Auszug. Schlecht gemacht ist es im Streitfall wertlos oder – noch schlimmer – es wird zur eigenen Falle.
Im Folgenden finden Sie eine praxisnahe, rechtlich fundierte Anleitung, wie ein Übergabeprotokoll aufgebaut sein sollte, worauf Sie achten müssen, ob es unterschrieben werden muss, wer anwesend sein sollte, wie Sie Zähler- und Schlüsselthemen sauber lösen, was bei übernommenen Möbeln gilt und wie Sie weitere Vereinbarungen wirksam festhalten.
Wenn Sie mit Immodio ein Übergabeprotokoll anfertigen, werden Sie Schritt für Schritt durch alle relevanten Punkte Ihres digitalen Übergabeprotokolls geführt. Das Protokoll kann digital auf dem Smartphone oder Tablet unterschrieben werden und wird automatisch an alle Beteiligten übertragen.
1) Worauf ist bei einem Übergabeprotokoll zu achten?
Ein gutes Übergabeprotokoll erfüllt zwei Aufgaben gleichzeitig:
Zustand beweissicher dokumentieren (was war am Tag X tatsächlich vorhanden/defekt/abgenutzt?)
Absprachen verbindlich festhalten (wer macht was bis wann – und was gilt, wenn es nicht passiert?)
Damit ein Übergabeprotokoll später „trägt“, braucht es vor allem Klarheit, Vollständigkeit und Nachweisbarkeit.
Die wichtigsten Inhalte – in Textform, nicht als Alibi-Checkliste
Ein Übergabeprotokoll sollte mindestens enthalten:
Parteien & Objekt: Namen, Anschriften, Mietobjekt, Datum/Uhrzeit, Anlass (Einzug/Auszug), ggf. Wohnungsnummer, Stellplatz/Keller.
Zustand je Raum: Wände/Decken/Böden, Türen, Fenster, Heizkörper, Sanitär, Küche, Einbauten – jeweils mit konkreten Feststellungen.
Nicht: „Wohnung ok“.
Sondern: „Wohnzimmer: Parkett Kratzer 30 cm vor Balkontür, Foto Nr. 12; Wand Südseite Bohrlöcher (4 Stück) über TV-Position.“Mängel und Schäden: mit Ort, Art, Umfang, idealerweise Fotoverweis und – wenn möglich – Ursachen-/Verursacherfrage offen lassen, solange sie nicht sicher ist.
Beispiel: „Feuchtigkeitsspur Bad Decke über Dusche, Ursache unklar, Meldung an Vermieter zur Prüfung.“Schönheitsreparaturen / Renovierung: Nur festhalten, was wirklich geschuldet ist oder einvernehmlich vereinbart wird – und dann sauber mit Fristen und Qualitätsstandard.
Zählerstände & Versorgungsdaten: Strom, Gas, Wasser, Wärme, ggf. Zwischenzähler, Wärmemengenzähler; Zählernummern, Standort, Ablesedatum.
Schlüssel & Zugangssysteme: Anzahl und Art, Transponder, Codes (Codes nie im Klartext ins Protokoll, sondern separat/versiegelt), Briefkasten, Keller, Fahrradraum, Tiefgarage.
Übergebene Unterlagen: Bedienungsanleitungen, Wartungsnachweise (z. B. Therme), Rauchwarnmelder-Infos, Energieausweis (wenn relevant), Hausordnung.
Zähler-/Geräte-Fotos: Fotos sind kein Ersatz für Text – aber eine perfekte Ergänzung. Wichtig: Datum/Zuordnung (z. B. Foto-Liste im Anhang).
Unterschriften & Anlagen: Protokoll + Anlagen (Fotoverzeichnis, Inventarliste, Vollmacht, Nachträge).
Profi-Tipp: Formulieren Sie beobachtbar und nicht wertend.
Nicht „schlecht gesäubert“, sondern „Kalkablagerungen am Wasserhahn, Foto Nr. 7“. Nicht „kaputt“, sondern „Fenstergriff Küche locker, Griff lässt sich 10–15° weiterdrehen, ohne Schließwirkung.“
2) Was ist ein Übergabeprotokoll genau und wozu dient es?
Das Übergabeprotokoll ist eine schriftliche Bestandsaufnahme der Wohnung zum Zeitpunkt der Übergabe. Es ist kein Gesetzestext und auch kein „Mietvertrag 2.0“, aber es hat eine enorme praktische Bedeutung, weil es in Auseinandersetzungen (Kaution, Schadensersatz, Nachforderungen) den entscheidenden Beweis liefern kann.
Einzug vs. Auszug – zwei unterschiedliche Ziele
Beim Einzug schützt das ÜP den Mieter vor späteren Vorwürfen („Der Kratzer war schon drin!“).
Beim Auszug schützt es den Vermieter, weil es dokumentiert, ob die Wohnung vertragsgemäß zurückgegeben wurde, ob Schäden vorhanden sind und ob noch Pflichten offen sind.
Wichtig ist: Ein ÜP ersetzt nicht automatisch andere Beweise, aber es bündelt die Tatsachen an einem Stichtag – und damit oft die gesamte spätere Diskussion.
3) Muss das Übergabeprotokoll unterschrieben werden?
Kurz und juristisch präzise: In der Praxis ist die Unterschrift nicht zwingend gesetzlich vorgeschrieben – aber sie ist der Schlüssel zur Beweiskraft.
Was die Unterschrift rechtlich bewirkt
Mit der Unterschrift bestätigen die Parteien im Kern:
„So haben wir den Zustand am Übergabetag gemeinsam festgestellt.“
Das erhöht die Verwertbarkeit erheblich, weil sich später niemand leicht davon lösen kann.
Was, wenn jemand nicht unterschreibt?
Das kommt häufiger vor als man denkt – aus Misstrauen, Zeitdruck oder Taktik. Dann gilt:
Das Protokoll ist nicht automatisch wertlos, aber es ist angreifbarer.
Sie brauchen dann zusätzliche Beweise: Fotos, Videos, neutrale Zeugen, ggf. unabhängige Bestandsaufnahme.
Praxislösung: Wenn eine Partei nicht unterschreibt, dokumentieren Sie das im Protokoll: „Herr/Frau X verweigert die Unterschrift. Übergabe fand dennoch statt. Zustand wurde vor Ort gemeinsam besichtigt. Als Zeuge anwesend: …“ Und: Lassen Sie den Zeugen unterschreiben. Das ist zwar nicht gleichwertig wie beide Unterschriften, aber deutlich besser als gar nichts.
Niemals „blind“ unterschreiben
Wer unterschreibt, übernimmt nicht nur Tatsachenfeststellungen, sondern manchmal auch versteckte Verpflichtungen („Mieter verpflichtet sich, sämtliche Wände zu streichen“).
Unterschreiben Sie daher erst, wenn:
alle Punkte gelesen sind,
strittige Punkte als „streitig/offen“ markiert sind,
keine ungewollten Zusagen enthalten sind.
4) Müssen alle Teilnehmer anwesend sein?
Ideal ist die gemeinsame Begehung durch Vermieter und Mieter (oder deren Bevollmächtigte). Eine Pflicht, dass „alle“ anwesend sein müssen, gibt es so nicht – aber: Je weniger gemeinsame Wahrnehmung, desto größer das Streitpotenzial.
Übergabe durch Vertreter: zulässig, aber sauber machen
Wenn Vermieter oder Mieter nicht können, ist ein Vertreter möglich (z. B. Hausverwaltung, Familienmitglied). Entscheidend ist die Vollmacht:
schriftlich,
mit Bezug auf die Wohnungsübergabe,
inkl. Berechtigung zur Abnahme/Übergabe und zur Unterschrift.
Ohne Vollmacht riskieren Sie, dass später behauptet wird, der Vertreter habe „gar nicht wirksam“ gehandelt.
Zeugen: unterschätzt – und im Ernstfall Gold wert
Gerade wenn die Stimmung angespannt ist, empfehle ich dringend:
neutraler Zeuge (Hausmeister, Nachbar, Freund – am besten unbeteiligt),
Zeuge im Protokoll benennen und unterschreiben lassen.
5) Was macht man, wenn man einen Zähler nicht findet?
„Zähler nicht auffindbar“ ist ein Klassiker – besonders in Mehrfamilienhäusern mit Kellerfluren, verschlossenen Technikräumen oder unklarer Beschriftung. Wichtig ist: nicht raten und nicht irgendeinen Zählerstand eintragen.
Schritt-für-Schritt Vorgehen (professionell & streitfest)
Gemeinsam suchen: typische Orte sind Keller-/Hausanschlussraum, Treppenhaus-Schrank, Technikraum, Außenkasten.
Beschriftung prüfen: Wohnungsnummern stimmen oft nicht. Vergleichen Sie Zählernummern, nicht nur „EG links“.
Hausmeister / Hausverwaltung einbeziehen: Oft haben diese Schlüssel oder Pläne.
Netzbetreiber / Messstellenbetreiber: Wenn es um Strom/Gas geht, kann die Zählerzuordnung über Zählernummer/Messlokation geklärt werden.
Im Protokoll festhalten:
„Zähler Strom nicht zugänglich / nicht auffindbar“
„Zählerraum verschlossen – Schlüssel nicht vorhanden“
Vereinbaren Sie Nachtermin oder Ablesung durch Betreiber.
Und wenn der Stand am Übergabetag nicht erfasst werden kann?
Dann vereinbaren Sie eine saubere Ersatzlösung, z. B.:
Nachtermin binnen 3–7 Tagen,
Ablesung durch Ablesedienst/Betreiber,
Übergangsweise Schätzung nur als Notlösung – und dann transparent dokumentiert.
Wichtig: Wer hier „schätzt“ ohne nachvollziehbare Grundlage, produziert später fast zwangsläufig Streit über Nachzahlungen und Verbrauchszeiträume.
6) Schlüsselübergabe richtig dokumentieren
Schlüssel sind mehr als Metall: Sie sind Zugang, Sicherheit und Haftungsrisiko. Eine unsaubere Schlüsselrückgabe ist einer der häufigsten Gründe für Kautionsstreit.
Was ins Protokoll gehört
Anzahl je Schlüsselart: Wohnung, Haustür, Keller, Briefkasten, Garage, Müllraum, Fahrradraum, Aufzugschlüssel etc.
Sondersysteme: Transponder, Chips, RFID-Karten.
Sicherheitsrelevantes: Bei Schließanlagen möglichst Kennzeichnung (z. B. „Schlüssel Nr. A12“), aber ohne sensible Systemdetails breit zu streuen.
Zustand: „1 Transponder defekt (keine Funktion am Haupteingang)“.
Wenn Schlüssel fehlen
Fehlende Schlüssel sind nicht automatisch ein „Schlosswechsel auf Mieter-Kosten“. Es kommt auf die Umstände an: Schließanlage, Missbrauchsrisiko, vertragliche Regelungen, Zumutbarkeit.
Praktisch richtig ist:
fehlende Schlüssel konkret benennen,
klären, ob Nachlieferung möglich (Frist),
festhalten, ob Kostenfrage offen ist oder eine Vereinbarung getroffen wird.
Profi-Tipp: Lassen Sie sich nicht auf „Ich schicke den Schlüssel später“ ohne Frist und Konsequenz ein. Besser:
„Fehlender Schlüssel Briefkasten wird bis Datum X nachgereicht; andernfalls Austausch Zylinder – Kostentragung nach Klärung der Verantwortlichkeit.“
7) Was macht man, wenn Möbel vom Vermieter übernommen werden?
Hier passieren die teuersten Missverständnisse. Denn Möbel können rechtlich sehr unterschiedlich „in der Wohnung stehen“:
Sie gehören dem Vermieter und werden mitvermietet (z. B. Einbauküche, Schrankwand).
Sie werden dem Mieter nur zur Nutzung überlassen (Leihe/Leihgabe).
Der Mieter kauft sie (Kaufvertrag, Ablöse, Inventarübernahme).
Jede Variante hat andere Folgen für Haftung, Reparatur, Verschleiß, Rückgabe und Kosten.
Variante A: Möbel sind Teil der Mietsache (mitvermietet)
Dann sollte das im Mietvertrag oder anderweitig schriftlich dokumentiert sein. Im Übergabeprotokoll gehört dazu:
Inventarliste (genaues Möbelstück, Hersteller/Modell, Zubehör),
Zustand bei Übergabe (Kratzer, Macken, Funktionsfähigkeit),
Hinweis auf normalen Verschleiß (damit später nicht jede Gebrauchsspur zum Schaden erklärt wird).
Bei Defekten gilt typischerweise: Der Vermieter ist für Instandhaltung zuständig und der Mieter haftet nur bei schuldhafter Beschädigung.
Variante B: Nur Nutzung überlassen (Leihe)
Dann ist die Abgrenzung besonders wichtig: Was darf der Mieter damit machen? Wer repariert? Was passiert bei Defekt?
Empfehlung: kurze Zusatzvereinbarung (auch als Anlage zum Übergabeprotokoll möglich):
„Unentgeltliche Gebrauchsüberlassung“,
Regelung zu Pflege, Kleinreparaturen, Rückgabe.
Variante C: Kauf / Ablöse
Wenn der Mieter Möbel vom Vermieter kauft, sollte das nicht „irgendwie im Übergabeprotokoll“ verschwinden, sondern als eigener Kaufvertrag oder klare Zusatzvereinbarung mit:
Kaufgegenstand (Inventarliste),
Kaufpreis,
Zahlungsmodalität,
Übergang von Eigentum und Gefahr,
Gewährleistungsausschluss/„gekauft wie gesehen“ (rechtlich sauber formuliert),
Datum/Unterschriften.
Wichtig: Mietvertrag und Möbelkauf sind zwei verschiedene Rechtsgeschäfte. Vermischen Sie das nicht, sonst wird später über Druck, Koppelung oder Unklarheiten gestritten.
8) Weitere Vereinbarungen: Was gehört hinein – und wie formuliert man es wirksam?
Ein Übergabetermin ist oft der Moment, in dem praktische Probleme sichtbar werden: Restarbeiten, Reinigung, fehlende Unterlagen, Termindruck. Diese Punkte können Sie im ÜP hervorragend lösen – wenn Sie sie konkretformulieren.
Typische Zusatzvereinbarungen (mit Profi-Formulierungslogik)
a) Restmängel und Fristen
„Der Vermieter beseitigt bis zum 15.03.2026: tropfender Siphon Küche; Silikonfuge Dusche erneuern.“
„Der Mieter entfernt bis zum 20.03.2026: Dübel im Schlafzimmer, anschließend fachgerechtes Verschließen.“
b) Reinigung / Räumung
„Wohnung wird besenrein übergeben“ ist auslegungsfähig. Besser:
„Boden gefegt/gesaugt, grobe Verschmutzungen entfernt, Sanitär gereinigt, Küche fettfrei, Keller geräumt.“
c) Kaution / Nachlaufende Prüfung
„Kautionsabrechnung nach Vorliegen der Betriebskostenabrechnung“ ist häufig – aber muss fair und nachvollziehbar bleiben. Halten Sie fest, dass eine angemessene Prüf- und Abrechnungszeit besteht und welche Positionen ggf. noch offen sind.
d) Nachtermin (z. B. Zähler, Nachreichung Schlüssel, Restarbeiten)
Datum, Uhrzeit, Verantwortliche, was genau gemacht wird, was als „erledigt“ gilt.
e) Kommunikation & Nachweise
„Nachweise/Belege (z. B. Fachunternehmerrechnung) werden per E-Mail übermittelt.“
Streitpunkte nicht „wegverhandeln“, sondern sauber markieren
Wenn ein Punkt streitig ist, ist das nicht schlimm – gefährlich ist nur, ihn zu verschleiern. Schreiben Sie dann:
„Punkt streitig: Ursache Kratzer Boden Flur. Klärung vorbehalten.“
So vermeiden Sie, dass eine Unterschrift später als Anerkenntnis interpretiert wird.
Fazit: Ein starkes Übergabeprotokoll ist Ihr günstigster Rechtsschutz
Ein Übergabeprotokoll kostet 30–60 Minuten Sorgfalt – und spart im Zweifel Monate Streit, Gutachterkosten und Kautionsprozesse. Als Vermieter ist es Ihr Werkzeug, um Substanz zu schützen. Als Mieter ist es Ihr Schutzschild gegen unberechtigte Forderungen. Entscheidend ist nicht, dass man ein Protokoll hat, sondern wie es gemacht ist: konkret, vollständig, beweissicher und ohne ungewollte Verpflichtungen.
Wenn Sie für Immodio intern einen Standard etablieren möchten, empfehle ich zusätzlich:
ein einheitliches Protokoll-Template (Einzug/Auszug),
feste Fotologik (Foto-Nummern, Raumzuordnung),
klare Regeltexte für Nachtermine, Schlüssel und Inventar.
Rechtlicher Hinweis
Dieser Beitrag dient ausschließlich der allgemeinen Information rund um das Thema Überprotokolle. Er stellt keine Rechts- oder Steuerberatung im Einzelfall dar und kann eine individuelle Prüfung durch einen Rechtsanwalt, Steuerberater oder eine andere zur Beratung befugte Person nicht ersetzen.
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